案例：某注冊在美國特拉華州的公司投資了境內企業，后因退出時股權轉讓發生糾紛，訴至法院。在起訴中，原告為證明主體資格及授權，提交了經公證認證的：1.公司注冊證書；2.某人簽署的法定代表人證明（某人的身份無證明文件）；3.經6位法人股東分別授權的法定代表人文件（由6位法人股東的高管簽署，高管身份無證明文件）；4.該法定代表人簽署的律師授權文件及境內公司負責人的授權文件（由該境內負責人簽署了起訴狀）。
本文擬結合上述材料的具體情況，對涉外民商事訴訟中提交境外主體資格及授權文件的注意事項進行歸納總結。
涉外民事訴訟中相關文件提交的注意事項
一、關于公司注冊證明
《最高人民法院關于適用<中華人民共和國民事訴訟法>的解釋》第五百二十三條第二款規定，外國企業或者組織參加訴訟，向人民法院提交的身份證明文件，應當經所在國公證機關公證，并經中華人民共和國駐該國使領館認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規定的證明手續。
實踐中，境外企業通常用公司注冊證書及法定代表人證明，證明其身份。注冊證書（CI，即certificate of incorporation或者是business registration certificate）通常是委托注冊代理人或者公司高管將公司注冊文件首先提交州務卿予以確認，再經當地公證機關公證，最后將公證件交由中國駐該國使領館認證。
在我們檢索的案例中，最高人民法院曾經以CI不能證明公司存續為由，駁回涉外原告的起訴。
《上訴人拉美中國長城國際股份有限公司（以下簡稱拉美長城公司）與被上訴人付曉玲、胡偉峰行紀合同糾紛二審民事裁定書》裁判摘要認為：現拉美長城公司提供的2005年6月公證認證手續，距其本次立案時間已十年以上，且只是證明拉美長城公司依法成立，但無法證明拉美長城公司目前的存續情況，也并非拉美長城公司為提起此次訴訟所準備……故其提出依據阿根廷公司法公司一經注冊主體身份就永續存在的上訴主張，缺乏證據佐證，本院不予支持。
根據我們初步查證，大部分歐美法系國家的公司法規定除非明確限定，否則公司永久存續。比如，特拉華州普通公司法的規定，除非將公司存續期限制在一個具體日期的規定，否則該公司應當永久存續。由于該規定與我國公司法差異較大，因此涉外企業應注意，在訴前合理的期限內取得公司注冊證書，用以證明公司依法設立合法存續。
另根據我們查證，特拉華州示范商業公司法的規定，公司可以向州務卿申請一份存在證明書（certificate of existence 或者certificate of goodstanding），載明公司是根據本州法律合法成立的，成立的日期以及如果公司不是永久性經營的，應載明經營期限。
有鑒于此，境外企業應注意，根據所在國法律，是否可以出具公司存在證明書，如無，則提供公司成立證明書且出具的時間應在起訴前合理的時限內。
二、法定代表人身份證明
《民事訴訟法》第四編“涉外民事訴訟程序的特別規定”未對涉外主體法定代表人作出規定。第二百五十九條的規定，在中華人民共和國領域內進行涉外民事訴訟，適用本編規定。本編沒有規定的，適用本法其他有關規定。《民事訴訟法》第四十八條規定，公民、法人和其他組織可以作為民事訴訟的當事人。法人由其法定代表人進行訴訟，其他組織由其主要負責人進行訴訟。因此，涉外民事案件應提交境外企業法定代表人證明。
但是，關于法定代表人身份證明究竟該如何出具，法律并沒有明文規定。《北京知識產權法院行政案件起訴預登記辦理指南（試行）（征求意見稿）》第二十四條規定：獲得法定代表人或授權代表人身份可以由董事會或股東會決議授權，也可以由有權簽署該證明文件的董事或其他人員授權。申請人所在國有關機關認可法人或其他組織印章效力，或者申請人已將其印章底版及效力說明在所在國登記機關備案的，亦可以加蓋印章。上述情形須提交相關證明文件。
我們查閱的大量涉外民事訴訟案例中，大部分裁判文書并未對法定代表人身份證明的規則進行闡述，只提及涉外一方提交了該證明。有部分涉外知識產權案件的裁判文書，可以解釋各地法院對此的審理思路：
（一）董事會或股東會決議授權
案例：某德國公司因不服商標評審委員會的商標授權行政行為，向知產法院提起行政訴訟。法定代表人證明由公司兩位董事簽署。兩位董事的簽署權限，證明思路及所需文件如下：
公司召集全體董事召開董事會，在董事會紀要中記載，兩名董事有權單獨或共同代表公司對外簽署文件；公司全體董事名錄及信息記載于當事人所在地公司注冊局備案的商業登記證。上述董事會紀要及商業登記證均經公證認證。
（二）有權簽署法定代表人證明書的董事或其他人員授權
案例：某意大利公司因不服商標評審委員會的商標確權行政行為，向知產法院提出行政訴訟。法定代表人證明書由公司代理人簽署。該代理人的簽署權限，證明思路及所需文件如下：
公司董事長出具授權委托書，授予代理人有權單獨代表公司對外簽署文件的權利；公司董事長職位及信息記載于當事人所在地商業登記局備案的商業登記簿；瑞士聯邦法規定，公司每一位董事有權代表公司。上述授權委托書、商業登記簿均經公證認證。
（三）加蓋印章
案例：某日本企業因不服商標評審委員會的商標確權行政行為，向北京知產法院提出行政訴訟，法定代表人證明書上加蓋公司印章，證明思路及所需文件如下：
公司提供神戶地方法院出具的印章證明書。該印章證明書經公證認證。
關于印章的效力，需注意：第一，需提供法律證明印章效力；第二，除法律外，當事人還須提供官方機構出具的印章證明書等，以證明印章進行備案且合法有效。
本案特殊之處在于：第一，涉外企業既未登記董事信息也未登記公司章程。這導致涉外企業任何一位董事簽署法定代表人證明，均無法證明其權限及身份。第二，由于6位股東是6個國家的法人股東，且根據所在國法律，全部無印章要求。因此，股東對法定代表的授權文件均系法人股東的高管簽署。但6位股東并未準備高管簽署的授權文件，且截至本案起訴，部分高管已經離職。
上述情況，對本案法定代表人身份證明造成客觀影響。鑒于該境外企業在中國投資已10年有余，且投資了諸多企業，根據《中外合資經營企業法》第三條的規定，合營各方簽訂的合營協議、合同、章程，應報國家對外經濟貿易主管部門(以下稱審查批準機關)審查批準。審查批準機關應在三個月內決定批準或不批準。合營企業經批準后，向國家工商行政管理主管部門登記，領取營業執照，開始營業。本案向商務局、工商管理局調取了合資企業成立時的相關文件，以期證明其法定代表人的身份延續性。
對此，提示擬在中國投資的境外公司，在公司設立時，應做好公司章程、董事成員備案。在中國境內發生訴訟糾紛時，法定代表人的證明文件，需履行相應的手續：公司章程規定，董事會的權利由董事會全體授權，或者由全體股東授權。
三、授權文件
授權文件一般不存在大的問題。提示：如果給境內負責人的授權不是為訴訟專門準備的，需注意其授權里是否有權代為起訴、簽署起訴狀。
對律師的授權文件需要注意：如果簽署的是中英文對照版，需注明中英文不一致時，以中文為準。關于中英文版是否還需要國內翻譯機構進行翻譯，我們認為，《民事訴訟法》第五百二十七條當事人向人民法院提交的書面材料是外文的，應當同時向人民法院提交中文翻譯件。
四、涉外案件，主體資格及授權文件是否需要經過質證
關于上述程序方面的證據（公司注冊證明、法定代表身份證明、授權委托書），在非涉外訴訟中是不需要質證的，而在涉外訴訟中卻是需要經過對方質證的。依據主要是法院內部資料，如最高法院的會議紀要、復函或者地方法院的內部訴訟指南。比如：
最高人民法院《第二次全國涉外商事海事審判工作會議紀要》（法發[2005]26號）第39條規定：“對當事人提供的在我國境外形成的證據，人民法院應根據不同情況分別作如下處理：(1)對證明訴訟主體資格的證據，應履行相關的公證、認證或者其他證明手續；(2)對其他證據，由提供證據的一方當事人選擇是否辦理相關的公證、認證或者其他證明手續，但人民法院認為確需辦理的除外。對在我國境外形成的證據，不論是否已辦理公證、認證或者其他證明手續，人民法院均應組織當事人進行質證，并結合當事人的質證意見進行審核認定”。
總之，因為涉外民商事案件程序的特殊性，與境外國家的訴訟程序存在較大的區別，提前做好與客戶的溝通解釋以及訴訟準備工作，才能讓代理工作較為順利地開展。
（作者：李靜）